1. Kongre, kayıt formu göndermek koşuluyla her türlü akademisyen, uygulayıcı ve ilgi duyanların katılımına açıktır. Kayıtlı katılımcılara Katılım Belgesi verilmektedir.
2. Katılım koşulları incelendikten ve ücretler ilgili banka hesabına yatırıldıktan sonra her bir katılımcı kayıt formunu doldurarak, kongre@beykon.org adresine göndermelidir. Kayıt formu gönderenlere bilgileri kontrol edildikten sonra cevap e-postası gönderilecektir. Bildiri sahipleri için son tarih 1 EKİM 2009, dinleyiciler için ise 10 EKİM 2009’dır. Kayıt formu göndermeyen ve/veya formun sorunsuz alındığına dair cevap alamayanlar için kongrede verilecek hizmetlerin garantisi söz konusu değildir.
3. Katılım ücretleri, kongre organizasyonu için FSM İletişim Eğitim Ltd. Şti tarafından açılmış Fatih Erol adına kayıtlı Garanti Bankası Mercan Şubesi (Şube Kodu:120) 6689000 nolu hesaba yatırılmalı ve makbuzun veya EFT'nin tarih-nosu kayıt formuna mutlaka yazılmalıdır. Özellikle başkasına ait bir hesaptan yapılan ödemeler kayıt formuna not edilmelidir.
4. Her bildiri için yazarlarından en az birinin 1 EKİM 2009 tarihine kadar katılım ücretini ödemesi gerekmektedir. EFT ile ödeme yapılabilir. Havale ve EFT'lerde masraflar katılımcıya aittir. Herhangi bir kayıt uyuşmazlığı durumunda ödemeye ilişkin dekontların kayıt esnasında ibrazı istenebilir.. Katılım ücreti ödenmeyen bildiriler programa alınmayacaktır. Herhangi bir nedenle kayıt ücretlerinin iadesi mümkün değildir.
5. Birden fazla yazarlı bildirilerde, yalnızca katılım ücretini ödeyen yazar(lar) verilecek hizmetlerden faydalanacaktır. Kayıt esnasında, bildirilerin yayınlanmasına ilişkin taahhüt nedeniyle kayıt formunun imzalaması talep edilecektir.
6. Otele girişler Cuma 14.00, çıkışlar ise Pazar 12.00’dedir. Tek gecelik konaklama ile iki gecelik konaklamada ücret farkı yoktur. Kongre öncesi ve sonrası ekstra konaklama (yarım pansiyon) indirimli ücrete tabidir. Ekstra konaklama tek kişilik odalarda 200 TL, çift kişilik odalarda ise 130 TL'dir.
7. Thermalium Hotel'de belirli sayıda oda rezervasyonu yapıldığından, talebin fazla olması durumunda bildiri sahiplerine, şehir dışından gelenlere ve erken ödeme yapanlara sırasıyla öncelik tanınacaktır. Gerek duyulması halinde Çamlık Hotel'de konaklama hizmeti verilebilir. Tek kişilik veya oda tahsis edilemeyenlere de ücret farkları iade edilecektir.
8. Gezi, katılımcı sayısı ve hava şartlarına bağlı olarak yapılacaktır. Öğrenci katılımı, belgelenmesi koşuluyla Lisansüstü dinleyici öğrenciler için geçerlidir. Yalnızca çanta, bildiri CD’si ile kahve aralarını kapsar.
9. Özet gönderen katılımı, bildirisi kabul edilemeyenlerin kongreye katılımını teşvik için uygulanmaktadır. Eşler kongreye bildirili olarak kayıtlı katılımcılarla birlikte konaklama imkanına sahiptirler.